Beste deelnemer aan De Warmste Week! Bedankt voor jouw steun aan De Warmste Week.

We leggen je hier op een zo helder mogelijke manier uit welke gegevens we precies van je nodig hebben en wat wij ermee doen in het kader van de Warmste Week. Het zijn immers jouw gegevens.

Wie is verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van mijn gegevens?

Wij zijn de Vlaamse Radio- en Televisieomroeporganisatie (of kortweg de VRT). Wij zijn een NV van publiek recht, met maatschappelijke zetel te Auguste Reyerslaan 52, 1043 Brussel, ingeschreven in de KBO met nummer 0244.142.664. Dit privacy-beleid geldt voor de persoonsgegevens die wij van jou verzamelen in het kader van De Warmste Week. De verzameling en verwerking van je gegevens zijn onze verantwoordelijkheden.

Waarop is dit privacy-beleid van toepassing?

Indien je deel wenst te nemen aan De Warmste Week, als projectorganisator of als projectvrijwilliger, dan kan dit, maar in dat geval zullen wij gegevens van jou verzamelen en gebruiken. Dat doen we natuurlijk niet zomaar, maar met een specifiek doel voor ogen, zijnde het zoveel mogelijk doen slagen van de projecten die in het kader van De Warmste Week worden georganiseerd. Dit privacy-beleid geldt voor alle onderdelen (projecten georganiseerd door projectorganisatoren en andere initiatieven in het officiële kader van De Warmste Week) die De Warmste Week aanbiedt.

Waarom verzamelt de VRT mijn gegevens en op welke basis?

Wij verwerken je gegevens voor de volgende doeleinden:

1. Deelnemen aan De Warmste Week 

Eerste voorwaarde: aanmaken VRT-profiel

Wanneer je wil deelnemen aan De Warmste Week moet je je registreren met het VRT-profiel. Hierbij hebben we een aantal gegevens nodig:

• Voornaam & Familienaam: Identificatie van de gebruiker
• Emailadres: We communiceren al onze informatie via email
• Telefoonnummer: Indien we telefonisch contact met jullie willen opnemen met betrekking tot het project dat je organiseert of waar je aan deelneemt
• Straat/Nummer/Postcode/Gemeente: Jouw adres hebben we o.a. nodig indien er geen reactie komt op onze (herinnerings)mails om jouw engagementen na te komen.

 Indien je deelneemt als actievoerder

Deze gegevens zijn noodzakelijk om jouw actie te identificeren. Hiervoor hebben we de volgende gegevens nodig:

• Naam van de actie
• Adres waar de actie doorgaat
• Provincie waar de actie doorgaat

Alle gegevens die gevraagd worden bij de actieregistratie hebben we nodig om jouw actie te identificeren en worden ook door ons gebruikt om jou in het kader van De Warmste Week te kunnen contacteren. . .

2. Statistische doeleinden

Wij gebruiken je (gedrags- of profiel-?)gegevens ook voor statistische doeleinden, om het gebruik en de algemene werking van onze diensten rond de Warmste Week te analyseren en verbeteren. Daarnaast helpen gegevens ons te achterhalen welke diensten en content voor onze gebruikers interessant en bruikbaar zijn. Door te weten hoe jij en andere mediagebruikers onze diensten gebruiken, kunnen we de nodige feedback aan onze programmamakers en ontwikkelaars bezorgen. Zo kunnen wij de Warmste Week nog beter en relevanter maken. Verder hebben we je gegevens nodig om over de verwezenlijking van onze doelstellingen als publieke omroep aan de Vlaamse overheid te kunnen rapporteren. Die rapporteringen gebeuren steeds op basis van gecodeerde gegevens in de vorm van statistische rapporten. 

3. Aangepaste reclame

Meer dan een derde van het budget om onze taak als publieke omroep uit te oefenen, zijn ‘eigen’ inkomsten. Reclame is daar een belangrijk onderdeel van. Je zal dus reclame zien of horen wanneer je een van onze diensten gebruikt. Hierbij kan via advertentiecookies je surfgedrag op websites en applicaties gevolgd worden om je gebruikersprofiel samen te stellen. Dit profiel laat vervolgens toe om advertenties (die van adverteerders afkomstig zijn) op jouw voorkeuren af te stemmen. Hiervoor doen we beroep op de diensten van Ads & Data NV (Harensesteenweg 226, 1800 Vilvoorde). Zij beheren het gebruikersprofiel dat wordt gebruikt om je advertenties te tonen die bij jouw interesses passen. Voor dit doel worden enkel gegevens die iets over je mediagebruik vertellen gebruikt. Persoonlijke identificatiegegevens zoals je naam of adres, die je bijvoorbeeld in je VRT-profiel hebt ingevuld, worden hiervoor niet gebruikt. We zullen altijd je toestemming vragen om je aangepaste advertenties op onze online diensten te tonen. Dat doen we via de cookiesinstellingen die op je scherm verschijnen wanneer je een van onze onlinediensten gebruikt. Je kan je toestemming via dezelfde instellingen intrekken. Voor een goed begrip: je zal dan nog steeds reclame zien wanneer je onze onlinediensten gebruikt. Die reclame zal dan alleen minder relevant zijn, omdat ze niet meer aan jouw vermoedelijke interesses aangepast zal zijn. We laten aan jou wel de keuze of je die al dan niet ‘op maat’ ontvangt via het cookie menu. Merk op dat onze partner Ads & Data NV voor verschillende bedrijven de advertentieruimtes op de online platformen verzorgt. Zelfs wanneer je bij ons geen toestemming voor aangepaste reclame hebt gegeven of deze toestemming hebt ingetrokken, kan het zijn dat er bij Ads & Data NV wel een gebruikersprofiel van je bestaat, naar aanleiding van je bezoek op andere derde websites. Wil je daar meer over weten? Lees dan het privacy- en cookiebeleid van Ads & Data NV.

4. Interactie en feedback

Wij hebben je gegevens nodig om je in programma’s en acties te laten interageren. Je kan bijvoorbeeld reacties of meningen delen, maar ook foto’s en video’s uploaden. Hetgeen je met ons hebt gedeeld, kan soms in ons aanbod worden gebruikt (zie ook onze algemene gebruiksvoorwaarden en ons privacybeleid voor deelname aan programma’s).

5. Nieuwsbrief

Bij de start van de volgende editie van De Warmste Week kunnen we je contacteren om je hiervan op de hoogte te brengen.

6. Klant- en klachtenbeheer

Via onze klantendienst luisteren we graag naar je mening en reacties om onszelf elke dag te verbeteren.

7. Misbruik opsporen en onderzoeken

Wij zouden het liefst iedereen blindelings ons vertrouwen schenken, maar dat is een beetje naïef. Daarom gebruiken we gegevens om misbruiken op of via onze platformen te voorkomen en op te sporen.

Van welke bronnen verzamelt de VRT mijn gegevens?

Wij verzamelen gegevens:

• Van jou rechtstreeks, bijvoorbeeld wanneer je een VRT-profiel aanmaakt of een van onze websites bezoekt.
• Van sociaalnetwerksites, wanneer je ons daarvoor toestemming geeft en je persoonlijke instellingen van je profiel op de sociaalnetwerksite in kwestie dat toelaten.

Lopen mijn gegevens risico’s bij de VRT?

De uitwisseling van informatie via het internet verloopt jammer genoeg nooit volledig veilig. Hackers en virussen zijn nu eenmaal onderdeel van het internet. Daarom kunnen we het verlies van of de toegang door onbevoegden tot gegevens nooit helemaal uitsluiten. We doen er wel alles aan om jouw gegevens op de best mogelijke manier te beschermen. Wij gebruiken verschillende beveiligingstechnologieën en -maatregelen om je privacy te garanderen. Bovendien evalueren we die technologieën en maatregelen herhaaldelijk zodat ons systeem zo goed mogelijk bestand is tegen de nieuwste virussen en malware. Wij werken daarvoor samen met gespecialiseerde bedrijven.

Welke derde partijen kunnen mijn gegevens ontvangen?

Wij kunnen je gegevens doorgeven aan de volgende categorieën van ontvangers:

• Dienstverleners: Wij geven je gegevens door aan de dienstverleners waarop we een beroep doen. Zij leveren ondersteunende diensten als we die nodig zouden hebben in het kader van De Warmste Week zoals infrastructuur- of IT-diensten, het uitvoeren van betalingstransacties via onze diensten, het afnemen van enquêtes, organisatie Warmathon, .... Die dienstverleners krijgen toegang tot bepaalde gegevens en informatie in het kader van hun opdracht. Zij treden met andere woorden enkel in onze opdracht en voor onze rekening op. Zij mogen je gegevens dus nooit voor hun eigen doeleinden gebruiken.
• Koning Boudewijn Stichting: De gegevens die we in het kader van de Warmste Week verzamelen worden gedeeld met de Koning Boudewijn Stichting. Zij leveren immers advies in verband met de projecten en het De Warmste Week Fonds. Wil je hier meer over weten? Lees dan het privacy-beleid van de Koning Boudewijn Stichting hier 
• Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk: De gegevens die we in het kader van de Warmste Week verzamelen worden gedeeld met het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk. Zij leveren immers advies in het kader van de vrijwilligerswetgeving.  Wil je hier meer over weten? Lees dan het privacy-beleid van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk hier
• Ads & Data NV: Om advertenties op onze websites en (mobiele) applicaties te tonen, doen we een beroep op de diensten van de NV Ads & Data (Harensesteenweg 226, 1800 Vilvoorde). Ads & Data kan gegevens van je gebruik van onze diensten verzamelen om aangepaste advertenties te tonen, maar doet dit laatste enkel indien je hiervoor de uitdrukkelijke toestemming via het cookie menu hebt gegeven. Bovendien geven wij Ads & Data enkel gegevens in gecodeerde vorm. Ads & Data ontvangt ook nog gegevens van andere bedrijven om je (aangepaste) advertenties te tonen. Wil je daar meer over weten? Lees dan het privacy- en cookiebeleid van Pebble Media.
• Aanbieders van sociale media: Heb je al gemerkt dat sommige van onze onlinediensten je doorverwijzen naar sociaalnetwerksites zoals Facebook, Twitter of Instagram? Met de specifieke knoppen kan jij informatie delen op die platformen. De knoppen die naar die sociaalnetwerksites verwijzen, realiseren en beheren de sociale media zelf. Die sociale media zetten soms ook cookies op je (mobiel) toestel. Met andere woorden: wijzelf hebben geen volledige controle op de toepassingen die die bedrijven met die knoppen maken. Wij raden je dus aan om ook de gebruiksvoorwaarden en het cookies- en privacy-beleid van de sociaalnetwerksites door te nemen. Ons eigen privacy-beleid, dat je nu aan het lezen bent, regelt enkel het gebruik van de gegevens die wij als VRT verzamelen. Lees zeker ook ons cookiesbeleid, waarin we meer uitleg geven over hoe je cookies kan controleren.
• Partners: In het kader van specifieke samenwerkingen met bepaalde partners moeten wij soms gegevens met die partners delen. We zullen je hierover steeds op tijd informeren, zodat het voor jou duidelijk is dat je gegevens worden gedeeld. Onze partners mogen de gegevens enkel voor het vooropgestelde doel gebruiken, en enkel zolang als nodig is binnen de samenwerking.
• Overheid en autoriteiten: Wij geven je gegevens door aan de overheid en autoriteiten als dat wettelijk verplicht is.

Doet de VRT aan geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of heeft ze profielen?

Wij doen niet aan geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. Heel concreet betekent dat dat we je gegevens nooit gebruiken om beslissingen te nemen zonder menselijke tussenkomst die rechtsgevolgen of verregaande gevolgen voor jou kunnen hebben.

Hoe kan ik de gegevens controleren die VRT van mij heeft?

Omdat het hier over jouw gegevens gaat, vinden we het belangrijk dat je je persoonlijke informatie op elk moment kan controleren. Je hebt de volgende rechten, die je overeenkomstig de voorwaarden en modaliteiten van de Europese privacywetgeving kan uitoefenen:

Je hebt het recht op inzage van je gegevens. Dat wil zeggen dat je kan nagaan welke gegevens wij van jou hebben. In de eerste plaats kan je je gegevens via je  VRT-profiel (ook te consulteren na login op de ‘De Warmste Week’ pagina onder het ‘profiel logo’) controleren. Voor alle andere informatie die wij over jou zouden kunnen hebben en die niet met het VRT-profiel zijn verbonden, kan je ons via ons privacy-portaal contacteren. Daar zullen we je vraag zo snel mogelijk behandelen.

Je hebt het recht op rectificatie van je gegevens. Het zou kunnen dat wij gegevens van jou hebben die niet juist of niet meer juist zijn. Ben je verhuisd of heb je een nieuw e-mailadres? Dan kan je je gegevens eenvoudig aanpassen of verbeteren via je VRT-profiel. Als het over gegevens gaat die niet met het VRT-profiel zijn verbonden, kan je ons via ons privacy-portaal vragen om foute informatie te verbeteren. We zullen je vraag dan zo snel mogelijk behandelen.

Je hebt het recht op wissing van je gegevens. Als je wil dat we je gegevens niet langer bewaren of gebruiken, kan je je gegevens bij ons wissen, dit wel enkel indien je niet meer deelneemt aan De Warmste Week als actievoerder. Je kan dan vragen om bijvoorbeeld je VRT-profiel en de gegevens die eraan verbonden zijn, te verwijderen. Voor alle andere gegevens kan je ons via ons privacy-portaal vragen ze te verwijderen. Wij zijn wel niet altijd verplicht je gegevens te wissen wanneer je dat vraagt. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

Je hebt het recht op beperking van je gegevens. Je kan ons dus verzoeken om de verwerking van je gegevens te beperken. In dat geval blijven we je gegevens bewaren, maar zullen we het gebruik ervan inperken. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer je meent dat je gegevens onjuist zijn en je niet wil dat we die gegevens nog verwerken totdat ze zijn aangepast. We zijn wel niet altijd verplicht om aan dergelijke verzoeken tegemoet te komen. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald. Vragen tot de beperking van je gegevens kan je via ons privacy-portaal stellen. We zullen je vraag dan zo snel mogelijk behandelen.

Je hebt het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens. Dat wil zeggen dat je je kan verzetten tegen het verdere gebruik van je gegevens door ons. Je kan dit enkel doen wanneer je grondige redenen hebt die verband houden met je specifieke situatie. Wij zijn trouwens niet altijd verplicht om op een dergelijk verzoek in te gaan.

Je hebt het recht om je te verzetten tegen het gebruik van je gegevens voor direct-marketingdoeleinden. Daaronder valt onder meer het tonen van reclame (op onze websites of              in onze apps) die aan jouw voorkeur en profiel is aangepast. Je kan dit recht uitoefenen via de  cookiesinstellingen. Wil je hier meer over weten? Lees dan zeker ons cookiesbeleid. Je kan je ook uitschrijven voor nieuwsbrieven, wanneer we je via die weg met informatie over onze content of met aanbiedingen contacteren. Uitschrijven doe je via je VRT-profiel of via de uitschrijflink onderaan elke nieuwsbrief in je mailbox.

Je hebt het recht altijd je toestemming in te trekken als de verwerking van je gegevens op basis van jouw toestemming gebeurt. 

Je hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat biedt jou de mogelijkheid om persoonsgegevens vlot van de ene verwerkingsverantwoordelijke naar de andere te verplaatsen, te kopiëren of door te sturen. Wij zijn wel niet altijd verplicht om op dit verzoek in te gaan.

Wanneer je ons een van de bovenstaande vragen stelt, zou het kunnen dat we eerst bijkomende informatie vragen. Dat moeten we doen om te controleren of jij wel de juiste persoon bent.

Hoelang bewaart de VRT mijn gegevens?

Wij zullen je gegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het vooropgestelde doel. Voor De Warmste Week worden je gegevens bijgehouden van de laatste 2 edities exclusief de editie van het huidige jaar. Als je ervoor zou kiezen om je gegevens niet meer met ons te delen, dan zullen we je gegevens ook niet meer gebruiken. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer je je voor een van onze nieuwsbrieven uitschrijft of wanneer je je VRT-profiel verwijdert. We zullen je gegevens wel nog gedurende twee jaar bewaren voor de behandeling van mogelijke klachten of juridische geschillen. In dat geval zijn je gegevens gearchiveerd en slechts beperkt toegankelijk. Na afloop van die bewaartermijn zullen je gegevens uiteraard definitief verwijderd of geanonimiseerd worden.

Bij wie kan ik met verdere vragen of eventuele klachten rond privacy terecht?

Heb je ons privacy-beleid volledig doorgenomen, maar nog geen antwoord op je vraag gevonden? Stel je vraag dan via ons privacy-portaal. Daar zullen wij je vraag zo snel mogelijk beantwoorden.

Je kan ook steeds contact opnemen met onze klantendienst. Bovendien hebben we een zogenaamde Data Protection Officer (DPO). Die persoon waakt over de bescherming van je gegevens bij de VRT. Onze DPO staat je graag te woord via DPO@vrt.be.

Wij hopen dat je het volgende e-mailadres niet snel zal nodig hebben. Maar voor klachten met betrekking tot ons privacy-beleid sturen wij je graag door naar klachtenprocedure@vrt.be. Als je wil, kan je ook een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit. Meer informatie daarover vind je terug op hun website.

Kan dit privacy-beleid veranderen?

Dit privacy-beleid kan aangepast worden, als onze diensten of de geldende wetgeving dat vragen. Onze onlinediensten zijn bijvoorbeeld een dynamische en innovatieve omgeving. Dat betekent dat wij voortdurend op zoek gaan naar een betere dienstverlening op jouw maat. Het is mogelijk dat er nieuwe toepassingen komen waarbij we je gegevens op een andere manier zullen verzamelen of willen gebruiken. Natuurlijk laten we je weten wanneer er belangrijke wijzigingen zijn, en zullen we je toestemming vragen als dat nodig is.