Waardenkader

De Warmste Week 2020 is een initiatief van de VRT.  

De waarden die de publieke omroep hanteert voor zijn werking en producties zijn ook van toepassing op De Warmste Week.

We passen voor onszelf en voor alle deelnemers de hoogste standaarden toe wat betreft integriteit en deontologie. We handelen m.a.w. als een goede burger.

Allereerst staat de VRT voor democratie, mensenrechten en diversiteit. Daarom weren we discriminatie, racisme, uitsluiting, (seksuele) intimidatie en grensoverschrijdend gedrag. We streven naar een integere en duurzame werking, open, transparant en constructief.

We houden ons daarbij onvoorwaardelijk aan de wettelijke voorschriften en reglementen. 

De Warmste Week is een breed maatschappelijk project.

Er wordt gehandeld en beslist op basis van het maatschappelijk belang, niet op basis van persoonlijke, commerciële of (partij)politieke belangen. Belangenvermenging is absoluut te mijden.

We verwachten van alle deelnemers een professionele en tegelijk een zorgzame houding, met respect voor alle betrokkenen en met verantwoordelijkheidszin. Gemaakte afspraken worden loyaal nageleefd. We gaan geen engagementen aan die niet waar te maken zijn.

Correct en gepast informeren, transparant communiceren, bereidheid tot overleg en consensus en hoffelijke omgangsvormen zijn noodzakelijke voorwaarden voor succes.

Ook extern communiceren gebeurt doordacht, omzichtig en respectvol. Dat geldt zowel voor perscontacten en als voor berichten op sociale media.

En ga altijd zorgvuldig om met de privacy van derden, niet zomaar privégegevens verzamelen of verspreiden, geen foto’s of video’s maken zonder toestemming. Minderjarigen en andere kwetsbare personen verdienen onze steun en bescherming, geen ongepaste aandacht. Maak geen extreem sensationele verhalen of beelden, geen uitlachvideo’s.  Zorg ervoor dat het onderlinge vertrouwen binnen het initiatief ongeschonden blijft.

Hou rekening met de ecologische voetafdruk van de initiatieven. Maak ze duurzaam. Zorg ook voor veilige omstandigheden, in lijn met de meest recente coronarichtlijnen. 

Veel succes!

Initiatiefvoorwaarden

Wanneer je deelneemt aan De Warmste Week als initiatieforganisator of als initiatief vrijwilliger, dan aanvaard je automatisch en onvoorwaardelijk deze initiatiefvoorwaarden, het waardenkader (zie hierboven) en alle mogelijke beslissingen en mededelingen van de  VRT hieromtrent. De Warmste Week organisatie raadt je aan ze aandachtig te lezen vooraleer je je registreert als initiatieforganisator of als initiatief vrijwilliger.

VRT behoudt zich het recht voor om de initiatiefvoorwaarden op elk ogenblik te wijzigen. De gewijzigde initiatiefvoorwaarden zullen bekend gemaakt worden op de website. Zij zullen automatisch van kracht worden daags na de datum van publicatie op de website.

A. Voorwaarden voor initiatieforganisatoren

1) Wie kan een initiatief registreren?

Elk initiatief dat in het kader van De Warmste Week wordt georganiseerd, moet officieel geregistreerd worden via onze website.

Hiermee verklaar je je akkoord met de initiatiefvoorwaarden, zoals hieronder beschreven.

Opgelet: je kan je initiatief enkel registreren indien je een VRT-profiel hebt aangemaakt.

a) Ben je een vereniging of een lokaal bestuur?

Indien je een VZW, instelling van openbaar nut, feitelijke vereniging of een lokaal bestuur bent dan kan je een initiatief voor De Warmste Week registreren. Als je een initiatief registreert in naam van een vereniging of lokaal bestuur dan dien je hiervoor bevoegd te zijn en dien je de uitdrukkelijke toestemming van deze vereniging en/of lokaal bestuur te hebben.  

b) Ben je een onderneming?

Indien je een onderneming bent dan kan je een initiatief registreren indien dit initiatief op geen enkele manier gelinkt is aan enig commercieel doel of aan het commercieel doel van je     onderneming. Als je een initiatief organiseert in naam van een onderneming dan dien je hiervoor bevoegd te zijn.

c) Ben je geen vereniging, lokaal bestuur of onderneming?

Je kan ook een  initiatief vanuit een individueel initiatief organiseren. Als je minderjarig bent, dan moet je de uitdrukkelijke toestemming krijgen van je beide ouders of voogd, die daarbij eveneens verklaren expliciet toezicht te zullen uitoefenen op de uitvoering van het initiatief. Als een minderjarige een initiatief registreert gaat VRT ervan uit dat hij/zij toestemming en toezicht heeft van zijn/haar ouders/voogd.

2) Voorwaarden waaraan het initiatief moet voldoen

Omschrijving van het initiatief

Bij de registratie van een initiatief dien je een duidelijke omschrijving te geven van het initiatief. Als je andere mensen in je initiatief wenst te betrekken dan dien je duidelijk aan te geven wat je van hen verwacht:

• op het gebied van tijdsinvestering: elke dag? Een keer in de week? Voorzie je piekmomenten?…
• op het gebied van competenties: zoek je iemand die handig is? die een bepaalde expertise heeft?…
• de aantallen: probeer dat goed in te schatten: veel mensen aantrekken, maar ze niet allemaal een plaats (kunnen) geven, werkt frustrerend.

Welke initiatieven?

Ofwel bedenk je een initiatief en voer je het zelf uit ofwel bedenk je samen met vriend, een partner, een gelijkgezinde,… een initiatief en vraag je andere mensen (initiatief vrijwilligers) om het mee uit te voeren.

Wat kan je doen?

1. Helpende handen:
   Effectief iets doen om mensen rechtstreeks te helpen, zoals bijvoorbeeld voedselpakken maken voor mensen in armoede, brieven schrijven naar mensen die je steun nodig hebben, mee bouwen aan een speeltuin voor het asiel- en opvangcentrum, zodat de kinderen er kunnen spelen,…
2. Logistieke hulp:
   Dit omvat bijvoorbeeld warme jassen verzamelen voor mensen in armoede, een DJ tafel uitlenen om mensen met een beperking een leuke tijd te bezorgen, oude laptops doneren die gebruikt kunnen worden voor naschoolse begeleiding,…
3. Kennis delen:
   Dit omvat bijvoorbeeld het terug gebruiksklaar maken van oude laptops als IT-specialist, training geven aan een G-Sport ploeg, zwemles geven aan mensen met een beperking,… 
4. Warme gebaren:
   Een symbolische daad verrichten om bewustzijn te creëren rond een problematiek. Dit omvat bijvoorbeeld krijttekeningen maken om aandacht te vragen voor verdraagzaamheid, een wereldrecord knuffels in de lucht gooien organiseren om langdurig zieke kinderen een hart onder de riem te steken, fietslichtjes aan je brievenbus hangen om verkeersveiligheid in de kijker te zetten, lintjes aan je voordeur hangen om aandacht te vragen voor psychisch welzijn,…

Wat kan je niet doen?

1. Oproepen om geld in te zamelen : Als je geld nodig hebt om je initiatief te verwezenlijken, kan je hiervoor zelf de nodige middelen verzamelen of bijvoorbeeld een crowdfunding opstarten. Maar dat verloopt dus niet via De Warmste Week. Je kan het logo van de Warmste Week hier dus niet voor gebruiken.
2. Op een directe of indirecte manier winst en/of persoonlijke verrijking nastreven via je initiatief. Je initiatief mag in geen geval een commerciële inslag hebben. Indien je een onderneming bent dien je er bijzonder over te waken dat je met je initiatief je  onderneming en haar commercieel doel niet in de kijker zet en op deze manier publiciteit voor je onderneming probeert te maken en (on)rechtstreeks consumenten probeert te werven. 
3. Initiatieven in het kader van De Warmste Week zijn nooit extremistisch, pornografisch, racistisch, seksistisch of beledigend van inhoud, toon of teneur, of komen nooit kwetsend of discriminerend over.
4. Initiatieven in het kader van De Warmste Week zijn geen onderwerp van (partij)politieke boodschappen of campagne.

Het initiatief moet gefinaliseerd zijn op 24 december 2020. Indien je initiatief hierna zou verderlopen kan dit niet meer binnen het kader van De Warmste Week. Je kan het logo van De Warmste Week hier dan ook niet meer verder gebruiken, noch verwijzen in de communicatie rond je initiatief naar De Warmste Week.

VRT behoudt zich het recht voor om initiatiefvoorstellen te weigeren, aan te passen, te schorsen of te verwijderen, bijvoorbeeld als deze een inbreuk uitmaken op deze initiatiefvoorwaarden, op het waardenkader en/of op van toepassing zijnde wettelijke en reglementaire voorschriften. Deze opsomming is niet limitatief.

VRT kan geenszins verantwoordelijk gesteld worden voor de inhoud van de initiatieven die aangeboden worden door de initiatieforganisator. Zowel de inhoud en promotie van het initiatief, als de uitvoering ervan zijn de verantwoordelijkheid van de initiatieforganisatoren en worden zonder tussenkomst van VRT georganiseerd.

3) Uitvoering van het initiatief

Indien je initiatief door De Warmste Week goedgekeurd is, dan kan je van start gaan met de uitvoering van dat specifiek omschreven initiatief. Moest de inhoud van het initiatief na registratie en goedkeuring door De Warmste Week wijzigen, dan dien je de initiatiefomschrijving onmiddellijk aan te passen op de initiatiefregistratiepagina en opnieuw in te dienen.

VRT behoudt zich het recht voor om initiatiefaanpassingen te weigeren en/of het initiatief stop te zetten indien deze niet aan de initiatiefvoorwaarden en/of het waardenkader en/of van toepassing zijnde wettelijke en reglementaire voorschriften voldoen. 

Indien je voor je initiatief vrijwilligers inschakelt, dan dien je er steeds over te waken dat zij zich inzetten uit vrije wil en in geen geval betaald worden om deel te nemen aan je initiatief. Je dient ook de Vrijwilligerswet na te leven. Je kan hier meer informatie over vinden op de website van Vlaanderen vrijwilligt, en eventueel ook een gratis vrijwilligersverzekering aanvragen (opgelet, lokale besturen kunnen geen beroep doen op de gratis verzekering, organisaties die personeel tewerk stellen evenmin). 

Je bent zelf verantwoordelijk voor de praktische en organisatorische kant van je initiatief. Je garandeert dat de inschakeling van de initiatief vrijwilligers op de meest optimale manier verloopt, je zorgt zelf voor de naleving van alle van toepassing zijnde wettelijke en reglementaire voorschriften waaronder eventuele veiligheidsvoorschriften, nodige toelatingen en vergunningen, GDPR-regels, verzekeringen en alle andere formaliteiten. Hierbij verzeker je dat je de geldende maatregelen ter voorkoming en bestrijding van Covid-19 zal respecteren.

VRT heeft geen controle over de kwaliteit, veiligheid of rechtmatigheid van de aangeboden initiatieven en kan geenszins verantwoordelijk gesteld worden voor het verloop van de initiatieven. Noch kan VRT verantwoordelijk gesteld worden voor de daadwerkelijke voltooiing van het initiatief, en voor welke schade dan ook, hierbij inbegrepen lichamelijke schade of ongevallen, die zich zouden voordoen bij de uitvoering van een initiatief. 

4) Verwerking van persoonsgegevens

In het kader van je  deelname als initiatieforganisator aan De Warmste Week zal VRT persoonsgegevens van jou verwerken. Het kan dan gaan om identiteitsgegevens (vb. naam, woonplaats), informatie over fysieke of psychische kenmerken (vb. leeftijd of geslacht),…

Deze gegevens zullen door VRT worden verwerkt met respect voor de persoonlijke levenssfeer zoals bepaald door de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de “Algemene Verordening Gegevensbescherming”), de Belgische regelgeving ter uitvoering van de AVG (waaronder de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens) en in overeenstemming met het privacy-beleid van VRT. Dit beleid met betrekking tot deze persoonsgegevens kan worden geraadpleegd onder het luik ‘privacy’ zoals vermeld op dewarmsteweek.be. 

5) Communicatie en gebruik logo

Communicatie

Uit de communicatie moet duidelijk blijken dat jijzelf een initiatief organiseert en hierover communiceert, en niet VRT.

Het is verboden om in betalende communicatie, ongeacht het medium, te verwijzen naar VRT en/of De Warmste Week. Je mag dit wel doen in louter interne communicatie.

In de communicatie over  je initiatief zorg je ervoor dat alle berichten die verband houden met het  initiatief doorlinken naar de officiële website of de sociale mediakanalen van DWW.

Organiseer geen gelijkaardige initiatieven met gelijkaardige benamingen als de officiële De Warmste Week-initiatieven (zoals bijvoorbeeld de Warmathon, Back-to-Back concerten,…). Dit zou voor verwarring kunnen zorgen bij het publiek waardoor het voor hen moeilijk wordt om de officiële De Warmste Week-initiatieven te onderscheiden van jouw initiatief.

Gebruik van het logo van De Warmste Week

VRT is de houder van het logo en de benaming (beeld- en woordmerk) "De Warmste Week". VRT geeft initiatieforganisatoren het recht om dit logo en de benaming “De Warmste Week” te gebruiken in het strikte kader van hun geregistreerde en goedgekeurde initiatieven, en dit tot 24 december 2020.

Het logo en de stijlelementen van De Warmste Week mogen  enkel in de door VRT aangeboden vorm worden gebruikt (zoals aangeboden en te downloaden via mijnwarmsteweek.dewarmsteweek.be/promomateriaal en beschreven in De Warmste Week stijlgids).

Je mag het logo dus in geen geval aanpassen.

Je mag het logo en de benaming 'De Warmste Week' of gelijkaardige termen niet registreren als domeinnaam of gebruiken in advertenties zonder toestemming van VRT. VRT zal streng toezien op de naleving van deze voorwaarden en optreden tegen misbruik.

B. Voorwaarden voor de initiatief vrijwilligers

1) Wie kan zich registreren als initiatief vrijwilliger?

Iedere initiatief vrijwilliger is een natuurlijke persoon. Als je minderjarig bent, dan moet je de uitdrukkelijke toestemming krijgen van je beide ouders of voogd. Als een minderjarige zich registreert gaat VRT ervan uit dat hij/zij toestemming heeft van zijn/haar ouders/voogd.

Opgelet, je kan je enkel registreren als initiatief vrijwilliger indien je een VRT-profiel hebt aangemaakt.  

Bij je registratie garandeer je dat je:

• je inzet uit vrije wil
• je niet betaald wordt 
• je geen winst en/of persoonlijke verrijking nastreeft
• het waardenkader van VRT naleeft  
• je de geldende maatregelen ter voorkoming en bestrijding van Covid-19 respecteert

2) Uitvoering van het initiatief door de initiatief vrijwilliger

Indien je correct geregistreerd bent op dewarmsteweek.be naar aanleiding van een oproep van een initiatief, zal de initiatieforganisator contact met jou opnemen voor de verdere organisatie en het verloop van het aangeboden initiatief.

VRT heeft geen controle over jouw (eventuele) inschakeling in het initiatief, de inhoud van het initiatief, de organisatie, de naleving van de van toepassing zijnde wettelijke en reglementaire voorschriften waaronder eventuele veiligheidsvoorschriften, nodige toelatingen en vergunningen, verzekeringen, GDPR-regels,  en alle andere formaliteiten en kan geenszins verantwoordelijk gesteld worden voor het verloop van de initiatieven die de verantwoordelijkheid van de initiatieforganisatoren zijn en die zonder tussenkomst van De Warmste Week worden georganiseerd. Noch kan VRT verantwoordelijk gesteld worden voor de daadwerkelijke voltooiing van het initiatief, en voor welke schade dan ook, hierbij inbegrepen lichamelijke schade of ongevallen, die zich zouden voordoen bij de uitvoering van een initiatief.

3) Verwerking van persoonsgegevens

In het kader van je deelname aan De Warmste Week zal VRT persoonsgegevens van jou verwerken. Het kan dan gaan om identiteitsgegevens (vb. naam, woonplaats,…), informatie over fysieke of psychische kenmerken (vb. leeftijd of geslacht), …

Deze gegevens zullen door VRT worden verwerkt met respect voor de persoonlijke levenssfeer zoals bepaald door de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de “Algemene Verordening Gegevensbescherming”), de Belgische regelgeving ter uitvoering van de AVG (waaronder de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens) en in overeenstemming met het privacy-beleid van VRT.

Dit beleid met betrekking tot deze persoonsgegevens kan worden geraadpleegd onder het luik ‘privacy’ zoals vermeld op dewarmsteweek.be. 

4) Communicatie 

Het is verboden om in betalende communicatie, ongeacht het medium, te verwijzen naar VRT en/of De Warmste Week. Je mag dit wel doen in louter interne communicatie. 

In je communicatie als initiatiefvrijwilliger voor De Warmste Week zorg je ervoor dat alle berichten die hiermee verband houden doorlinken naar de officiële website of de sociale mediakanalen van De Warmste Week.  

Heb je hierover nog vragen of opmerkingen? Stuur een mail naar info@dewarmsteweek.be.